home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Computerized Investing - Spreadsheet Collection / Spreadsheet Collection.iso / pc / ibm12 / budget.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-07-12  |  4.3 KB  |  86 lines
  1. January/February 1991, Computerized Investing
  2. Budgeting with a Spreadsheet
  3. by John Bajkowski
  4.  
  5. If the thought of budgeting sends shivers up your spine and makes
  6. you want to hide, it may be time to rethink your position. A budget
  7. should not be viewed as a set of handcuffs that limits your
  8. spending in certain categories, or it will be doomed to fail.
  9. Budgeting should be used to examine spending habits. Often
  10. awareness of one's habits leads to spending adjustments that pro-
  11. vide a more satisfying use of resources.
  12.  
  13. With a budget in place you can more easily examine your need for
  14. liquidity. A budget can pinpoint periods when you will be spending
  15. more than you are earning, giving you time to make sure that cash
  16. is available. A budget will also allow you to make a more reason-
  17. able estimate of the amount of money to set aside should you or
  18. your spouse lose your source of income.
  19.  
  20. If you are implementing a budget for the first time, it is
  21. recommended that you first track all of your expenses for three to
  22. six months before you try to allocate your funds. It is best to
  23. avoid paying for things in cash during this period as it is
  24. difficult to keep track of how much is spent on what. If you need
  25. cash, experts recommend cashing a check and noting the purpose on
  26. the check.
  27.  
  28. After you set up your budget elements, you should still keep track
  29. of your expenditures to see whether you are deviating from your
  30. goals. A sound budget should allow you to get a handle on your
  31. spending and help you save for long-term financial goals.
  32.  
  33. Income data is entered in rows 1 through 29, while expense data is
  34. entered in rows 32 through 139. The savings(deficit) line in row
  35. 143 simply subtracts total expenses from total income to determine
  36. for any given month if you will have money left over or have to dip
  37. into your savings. Entering income data should be done on a pre-tax
  38. basis.
  39.  
  40. The expense side of the worksheet allows you to enter tax
  41. information. For those not familiar with the FICA (Social Security)
  42. tax rates: In 1991 the rate is 7.65% for income up to $53,400 and
  43. 1.4% for income earned between $53,400 and $125,000. The tax
  44. programs listed on pages 12 and 13 may help you estimate your tax
  45. liabilities.
  46.  
  47. The budget template is broken down into monthly segments, with
  48. columns AN and AO providing a total for the year. Two columns of
  49. data are used for each month: The first column stores the dollar
  50. amount while the second column automatically calculates the
  51. percentage of total income this value represents.
  52.  
  53. The spreadsheet template is designed to provide very specific line
  54. items-- some that you may never use. You can simply ignore the
  55. categories that do not apply or, if you are knowledgeable about
  56. spreadsheet operation, you can delete the lines you do not need. 
  57. If you delete lines, however, carefully check that the total income
  58. and total expenses lines are referring to the correct cells. A
  59. number of "other" category lines have been thrown in to allow you
  60. to enter items not expressly covered by the worksheet.
  61.  
  62. Constructing the Spreadsheet
  63.  
  64. After the labels have been entered you should enter the formulas
  65. necessary for the first month. The formulas in column D add up the
  66. totals for each category. Categories with only one data element do
  67. not have a subtotal calculation. The amount of $1,000 was
  68. intentionally entered for each category because it can be quickly
  69. added to check the accuracy of the formulas. Only the totals for
  70. income and expenses might require a calculator to check the math.
  71.  
  72. The formulas in column E calculate the percentage of the total
  73. income each item in column D represents. Using the absolute
  74. reference ($) in the spreadsheet formulas, it is possible to enter
  75. a formula once and copy it to all the other necessary locations in
  76. the worksheet. In cell E4 the formula +D4/D$30 tells Lotus 1-23
  77. that as you copy the formula to cell E5 it should change D4 to D5
  78. but keep the reference to cell D30 (total income) the same. A
  79. dollar sign (the absolute reference sign) was placed only before
  80. the row indicator and not the column indicator because as we copy
  81. the formula from cell E4 to H4 we want the formula to reference the
  82. total income for the month of February in cell G30 and not that of
  83. January in cell D30.
  84.  
  85. (c) Copyright 1991 by the
  86. American Association of Individual Investors